4 cosas que deberías tener en cuenta al diseñar un dossier de patrocinio

4 COSAS QUE DEBERÍAS TENER EN CUENTA AL DISEÑAR UN DOSSIER DE PATROCINIO

Es martes y eso significa que llegan nuevos contenidos a WINJOURNAL. En esta ocasión queremos hablaros sobre el dossier de patrocinio, una herramienta clave a la hora de conseguir que nuestra búsqueda de sponsors y colaboradores sea eficaz.

Desde que comenzamos a trabajar en este proyecto han sido varias las ocasiones en que clubes y deportistas nos han trasladado sus preguntas e inquietudes a la hora de diseñar y redactar este documento. Esperamos que este post sirva para aclarar algunas dudas al respecto, para mejorar los dossiers de patrocinio de quienes ya lo tengan en sus manos o para ayudar en el proceso de creación a aquellos se encuentran actualmente trabajando en él. El dossier de patrocinio es un documento básico para poder llegar a patrocinadores y colaboradores de una forma profesional, clara y comprensible.

¿QUÉ ES EL DOSSIER DE PATROCINIO?

Antes de entrar de lleno en la materia es necesario empezar esta entrada explicando qué es un dossier de patrocinio, cuál es su finalidad y qué información contiene:

El dossier de patrocinio deportivo es un documento elaborado por un club, un deportista o un evento que sirve para presentarse como entidad ante cualquier tercero que pueda estar interesado en patrocinar la actividad deportiva en cuestión. De este modo, en el dossier debe explicarse con claridad quiénes somos, qué hacemos, qué podemos ofrecer a nuestros patrocinadores cada temporada y cuánto cuesta el patrocinio. Aquellas personas que lo lean deberían quedarse con una idea clara sobre nuestra actividad, nuestro tamaño, nuestro público, nuestra experiencia y también sobre el “aspecto” de nuestra entidad, como mínimo.

Se trata de una herramienta muy útil a la hora de llamar la atención de empresas, marcas o productos. Para ello necesitamos que sea interesante y atractivo a ojos del lector, al igual que si se tratase de un cliente a quien le estamos ofreciendo unos determinados servicios publicitarios (que al fin y al cabo, es lo que estamos haciendo).

VENTAJAS DE CONTAR CON UN DOSSIER DE PATROCINIO:

A día de hoy todavía hay entidades y deportistas profesionales que no tienen un dossier de patrocinio, bien por desconocimiento sobre cómo redactarlo o bien porque no se han parado a reflexionar sobre los beneficios que este documento les puede proporcionar. Desde win&win os animamos a dedicarle un poco de tiempo a la elaboración de este documento, merece mucho la pena y puede marcar la diferencia. Algunas de las ventajas de contar con un dossier de patrocinio son:

Uniformidad: se trasladará el mismo mensaje a todos los patrocinadores y/o colaboradores. No habrá información que se quede a medias a la hora de ser transmitida. Además, en el caso de los clubes o eventos deportivos todas las personas implicadas en el proceso de búsqueda de patrocinios tendrán acceso a la misma información minimizando así los posibles malentendidos

Mayor difusión y mejor accesibilidad: Las entidades que preparan un dossier de patrocinio para cada temporada tienen la oportunidad de alcanzar un mayor número de personas al subir este documento a sus redes sociales o su página web. También podrán llevar a cabo acciones de mailing más cómodas y efectivas utilizando un mismo archivo que harán llegar a una cantidad de empresas más grande.

Mejor comprensión de nuestro mensaje: Pongámonos en la piel del patrocinador por un momento y observemos las diferencias: una entidad deportiva nos informa de palabra o por mensaje de que están buscando patrocinadores y nos pide que colaboremos con ella; otra entidad deportiva nos informa de lo mismo, pero nos facilita en el mismo momento un documento en el que podemos ver con más detalle cómo trabaja esa entidad, qué importes son los que necesita y qué posibilidades nos ofrece a cambio de nuestras aportaciones. Cuando nuestro interlocutor, pasadas unas horas o varios días, esté valorando nuestra propuesta y tenga alguna duda sobre ella, podrá volver al dossier de patrocinio para aclararla.

Seriedad y profesionalidad: Un dossier de patrocinio adecuado que cuente con un buen diseño, estructura y contenidos reflejará una imagen profesional y seria de nuestra entidad. Nos permitirá mostrarle a los demás que estamos comprometidos con nuestra actividad y que sabemos cómo desenvolvernos para beneficiar a todos aquellos que nos apoyan.

Reflexionar y replantear nuestra estrategia: El simple hecho de sentarnos a redactar un dossier de patrocinio y de discutir de una manera constructiva con otras personas cuáles serán las ofertas que les haremos llegar a nuestros patrocinadores permitirá, en muchos casos, que surjan nuevas ideas o propuestas originales que quizás no se nos habían ocurrido en un principio. Además, este proceso nos llevará a analizar si nuestra estrategia a la hora de buscar patrocinios está siguiendo la línea correcta o si, por el contrario, estamos trasladando a los demás el mensaje equivocado para captar su atención.

Una vez aclarados estos puntos y sin más dilaciones, a continuación te dejamos 4 consejos que quizás puedan serte útiles para elaborar tu primer dossier de patrocinio o para mejorar el que ya tienes:

1. Que tenga en cuenta la perspectiva y necesidades de las empresas.

Durante todo el proceso de elaboración de un dossier de patrocinio no debemos olvidar cuál es la finalidad del mismo: captar la atención de las empresas y ofrecer una serie de propuestas lo suficientemente interesantes para ellas. Queremos que las empresas consideren e incluyan el patrocinio dentro de su estrategia de marketing e incluso que nos elijan frente a otras alternativas publicitarias. Para ello debemos mantener en todo momento una perspectiva empresarial, en la que nuestra entidad, evento o imagen deportiva tiene la capacidad de satisfacer una serie de necesidades a un grupo de clientes (patrocinadores).

Cuando a nivel particular, como clientes, nos disponemos a comprar un determinado producto que requiera una inversión importante y tenemos varias alternativas a la hora de elegir, valoramos una serie de características y cualidades, con sus pros y contras, que nos hacen decantarnos por una u otra opción. En el caso de la búsqueda de patrocinios el trabajo consiste en identificar qué características tenemos que puedan cubrir una determinada necesidad a un patrocinador. Debemos ser capaces de responder a preguntas como las siguientes: ¿qué capacidades tenemos para dar cobertura o visibilidad a las empresas?, ¿qué puede obtener un patrocinador a través de su aportación?, ¿cómo creamos valor desde nuestra entidad?, ¿con qué principios o ideas se asocia nuestra imagen?, ¿qué somos capaces de transmitir?, ¿a cuánta gente podemos llegar?, ¿cuál es el perfil de estas personas?, ¿es un público local, autonómico, nacional…?

La empresa suele considerar el patrocinio como una herramienta más dentro de su estrategia de marketing. Determinadas marcas o productos esperan lograr una mayor visibilidad a través de un patrocinio; otros buscan que el mercado los asocie con un determinado valor; algunos quieren aprovechar el patrocinio para acceder a un nicho de mercado determinado. Seguro que podemos encontrar propuestas interesantes para cada una de estas situaciones. No tengas miedo y hazles ver a las empresas todos los motivos por los que deberían apostar por ti.

2. Que tenga personalidad, que sea original y que esté diseñado de una forma atractiva

Y es que en el mundo del marketing la originalidad y el diseño cuentan mucho. La forma en la que un club se publicita a si mismo dice bastante de la capacidad que tendrá para dar publicidad a otros.

En primer lugar, el dossier de patrocinio debe reflejar nuestra personalidad. Queremos que a través de este documento nuestro lector nos conozca más y obtenga una imagen realista de lo que somos. Podemos sacar algunas ideas leyendo las propuestas de otros, pero a la hora de elaborar nuestro propio dossier debemos huir de copias directas e imitaciones dedicando el tiempo y esfuerzo suficientes para obtener un trabajo auténtico y realista que refleje de la mejor manera nuestra identidad.

Respecto a la originalidad, utilicémosla siempre de manera positiva para captar la atención de quien recibe nuestro dossier o para generar un mayor interés en el lector. La creatividad no tiene límites. ¿Podríamos hacer un dossier en vídeo, en vez de por escrito?, ¿qué pasará si le pedimos a nuestros propios jugadores o aficionados que describan cuáles son los valores con los que se identifica nuestra entidad?, ¿y si entregamos nuestro dossier a nuestros aficionados al terminar un partido, a cuanta gente podríamos llegar?, ¿qué impresión causaría al lector recibir el dossier acompañado de algún elemento relacionado con nuestra actividad deportiva?, ¿y si contamos en nuestra plantilla con deportistas reconocidos y enviamos a algunas empresas el dossier acompañado de una dedicatoria personalizada? Seguro que se os ocurren muchas alternativas diferentes en este aspecto, y recordad que la originalidad no atañe solo al diseño o presentación del documento, sino también a las propuestas publicitarias que podamos hacerles a nuestros patrocinadores.

Por último no nos podemos olvidar de cuidar el diseño y el formato. Deberíamos utilizar la gama de colores que nos representa y personalizar el documento con nuestro logo o nuestros emblemas. El dossier de patrocinio debe ser intuitivo y fácil de leer, pues queremos mantener la atención de la otra persona hasta el final. Está claro que tres páginas seguidas llenas de párrafos en blanco y negro no nos ayudarán. Es importante seguir un esquema o una estructura clara que permita al lector ubicarse en cada momento. En el texto utiliza un formato atractivo con un uso adecuado de colores, tamaños y tipos de letra, ciñéndote siempre a la idea de que el documento debe ser intuitivo y fácil de leer. El uso de imágenes y fotografías nos ayudará a hacer el documento más dinámico y entretenido, además de que nos servirán para enseñar al patrocinador nuestra imagen real. Incluye fotos de los deportistas, de pódiums o momentos destacados, de las equipaciones con los espacios en los que se podría serigrafiar el logo de la marca, del terreno de juego o centro de entrenamiento (si es el caso) con las zonas en las que se colocarán lonas, pancartas o cartelería. También son interesantes las capturas de pantalla de tu página web o tus redes sociales.

3. Que contenga números: precios, costes, audiencias, público y otras cifras importantes

Uno de los errores más comunes que nos podemos encontrar en un dossier de patrocinio es la ausencia de números. Además del precio (porque si, el patrocinio tiene un PRECIO como cualquier otro servicio), existen otras cifras que deberíamos tocar, sobre todo al estar haciendo una propuesta relacionada con la publicidad.

Empecemos por el precio: imaginémonos a la persona responsable de marketing en una empresa cualquiera queriendo colocar su logo en unas vallas publicitarias o pensando en anunciarse en la radio. Una de las primeras cosas que querrá saber será el precio (“¿cuánto me va a costar utilizar este tipo de publicidad?”). Esta misma situación es la que se produce cuando hablamos de patrocinio: “quiero que me digas lo que puedes ofrecerme y además quiero saber cuánto me va a costar”. La omisión del precio en un servicio de este tipo puede provocar que nuestro lector se imagine una cantidad más elevada de la que realmente sería necesaria para patrocinarnos. Esto puede desembocar en que algunas personas ni siquiera consideren volver a contactar con nosotros para informarse sobre el precio real, pues se imaginan que no podrán asumirlo de ningún modo (pocas empresas son conscientes de que con aportaciones realmente pequeñas pueden obtener una contraprestación muy interesante). Además, el desconocimiento del precio le imposibilitará al responsable de marketing comparar el patrocinio con otros medios publicitarios que, por lo general, son más caros (y esto es algo que juega a nuestro favor).

También debemos informar al patrocinador sobre nuestros costes. Si nuestro objetivo es cubrir los costes de nuestra actividad deportiva, mostrar con franqueza cuáles son las partidas a sufragar mediante patrocinio nos ayudará a dar una imagen más transparente y profesional: sabemos cuánto dinero necesitamos porque hemos hecho los cálculos y también te explicamos en qué lo vamos a invertir. En ocasiones muchas empresas se muestran desconfiadas porque no saben si el dinero que están aportando es más del realmente necesario. Es muy importante incluir costes de alquileres, equipaciones, fichas, arbitrajes, material deportivo, salarios, etc. Es decir, todos aquellos costes derivados de nuestra actividad deportiva cada temporada. También debemos incluir los costes derivados de los propios patrocinios: impresión de lonas, serigrafiado de camisetas, cartelería, etc.

Otro punto clave es el de incluir cifras relacionadas con las audiencias o público objetivo. Esta información es de gran importancia para el área de marketing de una empresa, pues éstas eligen un tipo de publicidad u otra en función del público al que quieran hacer llegar su mensaje. Algunos ejemplos pueden ser cifras relacionadas con la cantidad de personas que nos vienen a ver competir, cómo son sus perfiles (edad, sexo, gustos…), aforo de nuestro terreno de juego o pabellón, número de seguidores en redes sociales, visitas a nuestra página web, número de apariciones en prensa, etc. También podríamos incluir datos de temporadas anteriores si contamos con ellos. Una fotografía de algún partido o competición importante en la que se concentre algo de público puede servirnos de ayuda. El uso de hashtags en redes sociales es otra herramienta para medir nuestra repercusión y visibilidad a través de su recuento.

4. Que muestre una oferta comprensible y atractiva: los packs de patrocinio

Si ya conocemos el importe que queremos conseguir a través del patrocinio, ahora debemos presentárselo de una manera atractiva y escalada a nuestro lector. Una de las mejores maneras de hacerlo es mediante la creación de packs. Piensa en muchos de los productos o servicios que consumimos a diario, en los que nos presentan varias opciones de compra con diferentes precios. En el caso del patrocinio podríamos decir que un pack es una oferta de una serie de contraprestaciones bien definidas a cambio de un precio determinado.

Para explicarlo vamos a imaginarnos el caso de un club de rugby (RUGBY2018) que necesita reunir 5.000€ para una temporada. Un ejemplo de packs de patrocinio podría ser el siguiente: 

PATROCINADOR PRINCIPAL
  • Nº: empresas: 1
  • Precio: 2.500€
  • Qué ofrecemos:
    • Nombre de la empresa en nuestros equipos: NOMBRE DE LA EMPRESA RUGBY2018
    • Logotipo en equipación: frente de la camiseta de juego y frente de la camiseta de calentamiento
    • 2 lonas de 4m x 2m en los partidos de casa.
    • Photocall en partidos de casa y eventos
    • Lona y photocall en la presentación del club
    • Sesión de fotos del club en la sede del patrocinador
    • Fotografía oficial de cada partido con la lona del patrocinador
    • Menciones en megafonía
    • Página web:
      • Banner exclusivo en la cabecera
      • Banner lateral.
      • Pestaña exclusivamente dedicada a la empresa con link a su página web.
      • Crónicas semanales de nuestros partidos, mencionando el nombre del patrocinador.
    • Redes sociales:
      • Fotografía de todos nuestros deportistas con la lona publicitaria como cabecera de nuestras redes sociales.
      • Publicación semanal de las crónicas y fotografías de los partidos mencionando al patrocinador.
      • Uso de hashtag con el nombre del patrocinador
      • 3 Sorteos que tengan como requisito la condición de seguir al patrocinador
    • Apariciones en prensa con el nombre del patrocinador.
    • Negociación y personalización de otras opciones publicitarias. (Es importante dejar abierta la posibilidad de negociación para los patrocinadores más grandes)
PATROCINADOR MEDIO
  • Nº: empresas: 2
  • Precio: 800€
  • Qué ofrecemos:
    • Logotipo en equipación: Pierna del pantalón y parte trasera de la camiseta de calentamiento
    • 1 lonas de 2m x 2m en los partidos de casa.
    • Photocall en partidos de casa y eventos
    • Página web:
      • Banner lateral.
      • Mención en la pestaña “colaboradores” con link a su web
      • Crónicas semanales de nuestros partidos, mencionando el nombre del patrocinador.
    • Redes sociales:
      • Publicación semanal de las crónicas y fotografías de los partidos mencionando al patrocinador.
      • 1 Sorteo que tengan como requisito la condición de seguir al patrocinador
    • Negociación y personalización de otras opciones publicitarias.
COLABORADOR
  • Nº: empresas: 6
  • Precio: 150€
  • Qué ofrecemos:
    • Aparición en lona compartida de 2m x 2m
    • Página web:
      • Banner pie de página
      • Mención en la pestaña “colaboradores” con link a su web
    • Redes sociales:
      • 1 Publicación al mes en redes sociales
      • 1 Sorteo que tengan como requisito la condición de seguir al colaborador

Como se puede observar, con la creación de packs de patrocinio podemos adaptar nuestras propuestas a empresas de diferentes tamaños y características, optimizando así el proceso de búsqueda. Obviamente, las opciones que esta estrategia nos brinda son ilimitadas y dependen de nuestra capacidad creativa.

Y hasta aquí nuestro post de hoy. Esperamos que os haya aportado una visión interesante sobre el dossier de patrocinio y que os haya podido servir de ayuda al menos en algún aspecto.

Aprovechamos la ocasión para recordar que si os gusta nuestro proyecto podéis ayudarnos a seguir creciendo al compartir estos contenidos y seguirnos en redes sociales. De esta forma nosotros podremos seguir ayudando a clubes, deportistas y eventos.